Dalam kurun waktu setahun terakhir pemerintah mulai gencar kembali melakukan percepatan pembangunan pada sektor infrastruktur. Seperti proyek pembangunan jalan tol, gedung, dermaga, embung dan sektor lainnya yang menggunakan anggaran bersumber dari anggaran pendapatan belanja negara (APBN). Akan tetapi banyak terjadi kegagalan dalam pengerjaan proyek entah itu kesalahan perencanaan, tidak optimalnya kinerja kontraktor ataupun faktor yang lainnya yang menyebabkan gagalnya suatu proyek. Oleh karenanya dibutuhkan keahlian khusus dalam Manajemen Proyek sehingga semua pekerjaan bisa berjalan sesuai harapan.
Kemudian apa sih yang dimaksud dengan Manajemen Proyek ?? secara sederhana. Manajemen Proyek merupakan sederatan aktivitas yang meliputi perencanaan, penjadwalan hingga serangkaian pengendalian aktivitas atau kegiatan. Fokus paling utama dalam Manajemen Proyek ini adalah tercapainya tujuan akhir sesuai ekspektasi. Disisi lain, Heizer & Render (2006:75) mempertegas bahwa fase Manajemen Proyek adalah perencanaan (planning), penjadwalan (scheduling) dan pengendalian (controlling).
Manajemen Proyek ini membutuhkan sumberdaya manusia (SDM) yang mumpuni. Hal itu berkaitan dengan kualitas produk jasa yang dihasilkan. Misalnya dalam proyek pembangunan gedung diperlukan keahlian kontruksi Gedung. Pada kualifikasi ini mencakup usaha pembangunan gedung yang dipakai untuk perkantoran seperti rumah kantor. Termasuk pembangunan Gedung untuk perkantoran yang dikerjakan oleh perusahaan real estate.
Selain itu, Manajemen Proyek memiliki struktur organisasi yang mengedepankan akuntabilitas. Untuk pengerjaan dilapangan, manajer proyek perannya menjadi sentral karena berkaitan dengan pelaksanaan teknis membawahi banyak personel. Dalam mencapai ekspektasi yang diharapkan manajer proyek menggunakan pendekatan sistem untuk Manajemen Proyek dengan menganalisis variabel-variabel yang mengarah pada keberhasilan dan kegagalan
Dalam artikel ini secara singkat membahas 3 variabel (the variable) penting dalam Manajemen Proyek. Apa saja yang harus dan tidak boleh dilakukan dalam Manajemen Proyek ? Disisi lain tak kalah pentingnya adalah memberikan list daftar periksa dalam bentuk “Kerangka” dari variabel kunci keberhasilan.
Adapun 3 variabel penting Manajemen Proyek tersebut yaitu :
1) Memprediksi kesuksesan proyek (predicting project success)
2) Efektivitas manajemen proyek (project management effectiveness)
3) Analasis penguasaan lapangan (force field analysis).
Selanjutnya mari kita membahas 3 variabel Manajemen proyek agar menjadi sukses dan tepat waktu.
Prediksi kesuksesan proyek (Predicting Project Success)
Salah satu tugas yang paling sulit adalah memprediksi apakah proyek akan berhasil. Paling berorientasi pada tujuan manajer dilihat dari perspektif waktu, biaya, dan pemilihan parameter. Jika sebuah kondisi out-of-tolerance, maka analisis tambahan diperlukan untuk mengidentifikasi penyebab masalah. Jika hanya melihat dari waktu, biaya, dan kinerja dalam mengidentifikasi kontribusi langsung terhadap keuntungan, tetapi perlu diidentifikasi apakah proyek tersebut sudah dikeloal dengan benar
Pengalaman penting keberlanjutan sebuah organisasi adalah berdasarkan sebuah aliran proyek yang berhasil dikelola dengan stabil. Sekali atau dua kali program seorang manajer mungkin dapat memaksa sebuah proyek untuk sukses dengan terus-menerus ibarat mengayunkan tongkat bisbol besar. Namun, setelah beberapa saat, efek dari kelelawar besar akan menjadi dapat ditoleransi, atau orang-orang akan menghindari bekerja pada miliknya.
Keberhasilan proyek sering diukur dengan tindakan dari tiga kelompok; 1) Manajer proyek dan tim, 2) Organisasi induk 3) Organisasi pelanggan. Ada tindakan tertentu yang dapat dilakukan oleh manajer proyek dan tim untuk merangsang keberhasilan proyek. Tindakan ini meliputi:
- Tegas untuk memilih anggota tim dalam proyek utama
- Pilih anggota tim kunci dengan rekam jejak yang terbukti sesuai bidang
- Mengembangkan komitmen dan memiliki misi dari awal.
- Otoritas yang cukup
- Berkoordinasi dan menjaga hubungan baik dengan klien, pimpinan dan tim.
- Berusaha untuk meningkatkan citra baik di publik tentang proyek
- Meminta anggota tim kunci membantu dalam pengambilan keputusan dan penyelesaian masalah.
- Mengembangkan perkiraan biaya, jadwal, dan kinerja yang realistis dan tepat
- Memiliki strategi cadangan untuk mengantisipasi potensi masalah.
- Menyediakan struktur tim yang sesuai, namun fleksibel dan datar.
- Melampaui otoritas formal untuk memaksimalkan pengaruh atas orang dan kunci keputusan.
- Gunakan seperangkat perencanaan dan kontrol proyek yang bisa diterapkan peralatan.
- Hindari ketergantungan yang berlebihan pada satu jenis kontrol alat.
- Tekankan pentingnya biaya rapat, jadwal, dan kinerja sasaran.
- Mengutamakan pencapaian misi atau fungsi barang akhir.
- Simpan perubahan di bawah kontrol.
- Mencari cara untuk memastikan keamanan kerja bagi tim proyek yang efektif anggota.
Di dalam tulisan ini menyatakan bahwa sebuah proyek tidak bisa menjadi berhasil kecuali proyek tersebut memiliki dan mendukung pada level pengelolaan tertinggi. Level pengelolaan dengan standart tinggi perlu meningkatkan sumberdaya perusahaan dan manajemen administrasi yang diperlukan guna mendukung kegiatan bisnis sehari-hari. Terlebih lagi induk organisasi mengembangkan sebuah suasana kondusif pada hubungan kerja dalam proyek.
Efektivitas Manajemen Proyek (Project Management Effectiveness)
Pada bagian ini yang tentunya sangat menarik. Dimana Manajer proyek disarankan berinteraksi terus-menerus dengan manajemen tingkat atas, jika dibandingkan dengan manajer fungsional. Komunikasi kepada manajemen tingkat atas atau pimpinan lebih sering dilakukan.
Tidak hanya tentang keberhasilan proyek, akan tetapi hal ini mempengaruhi karier seorang manajer proyek dapat bergantung pada hubungan kerja dan ekspektasi terhadap manajemen tingkat atas.
Ada empat variabel kunci dalam mengukur efektivitas yang berhubungan dengan manajemen tingkat atas. Variabel-variabel tersebut adalah kredibilitas, prioritas, aksesibilitas dan visibilitas:
-
Kredibilitas
- Kredibilitas berasal dari membuat keputusan yang tepat
- Hal ini biasanya didasarkan pada pengalaman dalam berbagai tugas.
- Menciptakan kesuksesan jika terlihat oleh orang lain akan meningkatkan kredibilitas.
- Agar dapat dipercaya, lebih menekankan fakta daripada pendapat (opini)
- Berikan penghargaan kepada orang lain; kemudian mereka dapat mengembalikan kebaikan tersebut
-
Prioritas
- Jual kepentingan spesifik proyek untuk tujuan organisasi secara keseluruhan.
- Tekankan aspek persaingan, jika relevan.
- Perubahan stres untuk kesuksesan.
- Dapatkan dukungan kesaksian dari orang lain dengan departemen fungsional, manajer lain, pelanggan dan sumber independen.
- Tekankan “spin-off” yang mungkin dihasilkan dari proyek.
- Antisipasi “prioritas” masalah
- Jual prioritas pada satu kesatu dasar
-
Aksesibilitas
- Aksesibilitas melibatkan kemampuan untuk berkomunikasi langsung dengan level top pengelolaan manajemen proyek.
- Tunjukkan bahwa proposal benar-benar bagus secara keseluruhan organisasi, bukan hanya hal teknis proyek
- Timbang fakta dengan cermat; menjelaskan kelebihan dan kontra.
- Bersikaplah logis dan halus dalam presentasi.
- Menjadi dikenal secara pribadi oleh anggota.
- Ciptakan keinginan dalam “pelanggan” untuk kemampuan kemampuan manajemen proyek
- Buat rasa ingin tahu bekerja untuk Anda.
-
Visibilitas
- Sadarilah jumlah visibilitas benar-benar membutuhkan
- Buat dampak yang baik saat mempresentasikan proyek pimpinan atas pengelolaan
- Mengadopsi gaya manajemen proyek yang kontras bila memungkinkan dan mungkin.
- Gunakan anggota tim untuk membantu mengatur visibilitas yang dibutuhkan
- Lakukan pertemuan update “informasi” tepat waktu dengan mereka yang menghitung.
- Gunakan publisitas yang tersedia di media.
Analisis Kekuatan Lapangan (Force Field Analysis)
Manajer proyek dalam lingkungan yang dinamis dan dengan perubahan yang konstan dan cepat. Diharapakan dapat menjalankan peran secara efektif dalam keadaan ini, manajer proyek harus dapat mendiagnosis situasi, merancang alternatif yang akan memperbaikinya, memberikan kepemimpinan yang diperlukan. Sehingga perubahan ini dapat diimplementasikan, dan mengembangkan suasana yang membantu karyawan untuk beradaptasi dengan mudah terhadap perubahan ini.
Salah satu pelopor awal dalam mengembangkan teori untuk mengelola perubahan adalah Kurt Lewin. Beliau percaya bahwa pada titik mana pun selama siklus hidup suatu proyek akan ada kekuatan pendorong yang akan mendorong proyek menuju keberhasilan dan kekuatan penghambat yang mungkin mendorong kegagalan.
Di dalam Sebuah lingkungan yang stabil, mengelola dan menahan kekuatan adalah menjaga keseimbangan. Namun, jika kekuatan pendorong meningkat atau kekuatan penahan berkurang, apakah mereka bertindak secara independen atau bersama – sama, maka perubahan mungkin terjadi .
Analisis formal dari gaya-gaya ini biasanya disebut sebagai analisis pemecahan masalah (Force field analysis) .
Jenis analisis ini dapat digunakan sebagai berikut :
Studi saat ini dalam analisis pemecahan masalah telah dilakukan oleh Dugan et al (1997) yang penelitiannya melibatkan 125 manajer proyek di sekitar tujuh puluh orientasi teknologi yang berbeda perusahaan. Riset dan daftar pertanyaan sendiri dijelaskan ke manajer proyek yang berpartisipasi untuk meminimalkan potensi komunikasi masalah.
Para peneliti memperoleh informasi di beberapa bidang, antara lain:
- Dorongan pribadi, motivasi dan kepemimpinan
- Tim motivasi
- Pengelolaan mendukung
- Fungsional mendukung
- Keahlian Teknis
- Tujuan Proyek
- Sumber daya keuangan
- Dukungan klien dan komitmen
Kesimpulan
Pelajaran dapat dipetik dari setiap proyek berkaitan dengan manajemen proyek, bahkan jika proyek tersebut gagal. Banyak perusahaan tidak mendokumentasikan pelajaran yang didapat karena karyawan enggan untuk membubuhkan tanda tangan pada dokumen yang menunjukkan bahwa telah melakukan kesalahan. Dengan demikian karyawan akhirnya mengulangi kesalahan yang telah dilakukan orang lain. Saat ini, ada peningkatan penekanan pada pendokumentasian dalam suatu pengalaman. Boeing menyimpan buku harian pelajaran yang dipetik dari setiap proyek pesawat. Perusahaan lain mengadakan pertemuan pasca implementasi di mana tim diharuskan menyiapkan kasus tiga hingga lima halaman belajar untuk mendokumentasikan untuk suatu pekerjaan yang sukses dan kegagalan dalam proyek.
Menjadi penting manjemen proyek dalam study kasus kemudian digunakan oleh departemen pelatihan dalam mempersiapkan individu untuk menjadi manajer proyek masa depan.
Beberapa perusahaan bahkan mengamanatkan agar manajer proyek menyimpan buku catatan proyek yang mendokumentasikan semua keputusan serta file proyek dengan semua korespondensi proyek. Pada proyek besar , ini mungkin tidak praktis. Sebagian besar perusahaan tampaknya lebih menyukai pertemuan pasca implementasi dan dokumentasi studi kasus. Persoalannya adalah kapan harus menggelar rapat pasca pelaksanaan
Satu perusahaan menggunakan manajemen proyek untuk pengembangan dan produksi produk baru. Ketika proses produksi pertama selesai, perusahaan mengadakan pertemuan pasca implementasi untuk membahas apa yang telah dipelajari. Dalam jangka waktu enam bulan kemudian, perusahaan mengadakan pertemuan pasca implementasi kedua untuk membahas reaksi pelanggan terhadap produk. Pelajaran sebagai bahan evaluasi dan mendokumentasikannya merupakan hal strategis bagi perusahaan masa yang akan datang.
Oleh karenanya 3 variabel penting manajemen proyek perlu menjadi acuan dan digunakan dalam pengerjaan proyek baik itu level rendah sampai pada tingkatan level tinggi.
REFERENSI
Kezner Harold (2001). Project Management : A System to planning, scheduling and controlling (7th Edition, John Wiley & Sons)